当前位置:主页   - 电脑 - 办公应用 - 办公其它
用WPS表格设计成绩通知单
来源:网络   作者:pchome andysky    更新时间:2010-09-26
收藏此页】    【字号    】    【打印】    【关闭

在每次成绩公布时都需要面对一个难题:《学生成绩表》为了方便汇总,每人成绩占据一行;而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换?WPS表格的函数可以轻松地为您解决疑难。

首先,让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式(您可以下载该文件,以方便您的学习)。见图1和图2。


图1 成绩表


图2 成绩通知单

解决思路:

1.《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。

2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名,当选项改变时,通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响,从而使通知单设计达到通用之功能。

明确了思路,现在以实例具体讲解实现方法。

步骤1.定义名称

选择《成绩表》A1,点击【插入】【名称】【定义】,然后按图3方式输入信息:当前工作簿的名称处输入“姓名”(不含引号),在引用位置处输入“=OFFSET($1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义:通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目,减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。


图3 定义名称

步骤2.设置数据有效性

进入《通知单》单元格A4,点击【数据】【有效性】【设置】,在有效性条件之允许处选择条件为序列,来源处输入“=姓名”,同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾(见图4),确定后点击单元格I4试试效果(见图5)


图4 设置数据有效性


图5 效据有效性建立之单元格下拉菜单

步骤3.建立通知单基本格式

按以下图六建立一个空白格式,以待调用成绩表之数据。


图6 通知单格式

步骤4.设计公式调用数据

A.选中单无格C2,输入以下公式:

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同学成绩通知单"

B.选中单元格D4,输入公式:=I4

C.选中单元格F4,输入以下公式:

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)

D.选中单元格H4,输入以下公式:

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)

E.选中单元格F5,输入以下公式:

=VLOOKUP(I$4,成绩表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

F.选中单元格F5,将公式向下拉至F11

此时公式设计完毕,可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名,可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩,而不破坏原成绩表之格式。

公式解析:VLOOKUP是查找公式,有四个参数,分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。

查找值即需要到目标区域查找之目标数据,可以输入目标值,也可以是单元格引用;

总结心得:

数据表是被查找之区域,本例中数据只有10个,而引用区域输入A2:D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用,不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大,使公式能适应所有变化。

序列数是指目标值在被查找区域所在的列数,输入2,则返回目标区域第二列的值。

匹配条件一般有两个选项,0和1。0表示精确匹配,1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。

结语:WPS表格的查找函数又称为引用函数,功能强大,灵活多变。用于搜索数据和格式转换有较好的功用。查找函数VLOOKUP外还是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等,只有灵活掌握这些函数才能让WPS表格真正发挥潜能,让很多人工查询方式转化为函数自动搜索,从而提升效率。

分享到:

其它资源

来源声明

  • 版权与免责声明
    1、本站所发布的文章仅供技术交流参考,本站不主张将其做为决策的依据,浏览者可自愿选择采信与否,本站不对因采信这些信息所产生的任何问题负责。
    2、本站部分文章来源于网络,其版权为原权利人所有。由于来源之故,有的文章未能获得作者姓名,署“未知”或“佚名”。对于这些文章,有知悉作者姓名的请告知本站,以便及时署名。如果作者要求删除,我们将予以删除。除此之外本站不再承担其它责任。
    3、本站部分文章来源于本站原创,本站拥有所有权利。
    4、如对本站发布的信息有异议,请联系我们,经本站确认后,将在三个工作日内做出修改或删除处理。
    请参阅权责声明

进入 esk365.com 首页