在每次成绩公布时都需要面对一个难题:《学生成绩表》为了方便汇总，每人成绩占据一行；而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换？WPS表格的函数可以轻松地为您解决疑难。

首先，让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式（您可以下载该文件，以方便您的学习）。见图1和图2。

图1 成绩表

图2 成绩通知单

解决思路：

1.《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。

2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名，当选项改变时，通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响，从而使通知单设计达到通用之功能。

明确了思路，现在以实例具体讲解实现方法。

步骤1.定义名称

选择《成绩表》A1，点击【插入】【名称】【定义】，然后按图3方式输入信息：当前工作簿的名称处输入“姓名”（不含引号），在引用位置处输入“=OFFSET($1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义：通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目，减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字；然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。

图3 定义名称

步骤2.设置数据有效性

进入《通知单》单元格A4，点击【数据】【有效性】【设置】，在有效性条件之允许处选择条件为序列，来源处输入“＝姓名”，同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾（见图4），确定后点击单元格I4试试效果（见图5）

图4 设置数据有效性

图5 效据有效性建立之单元格下拉菜单

步骤3.建立通知单基本格式

按以下图六建立一个空白格式，以待调用成绩表之数据。

图6 通知单格式

步骤4.设计公式调用数据

A.选中单无格C2，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同学成绩通知单"

B.选中单元格D4，输入公式：＝I4

C.选中单元格F4，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)

D.选中单元格H4，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)

E.选中单元格F5，输入以下公式：

=VLOOKUP(I$4,成绩表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

F.选中单元格F5，将公式向下拉至F11

此时公式设计完毕，可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名，可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩，而不破坏原成绩表之格式。

公式解析：VLOOKUP是查找公式，有四个参数，分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。

查找值即需要到目标区域查找之目标数据，可以输入目标值，也可以是单元格引用；

总结心得:

数据表是被查找之区域，本例中数据只有10个，而引用区域输入A2：D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用，不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大，使公式能适应所有变化。

序列数是指目标值在被查找区域所在的列数，输入2，则返回目标区域第二列的值。

匹配条件一般有两个选项，0和1。0表示精确匹配，1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。

结语：WPS表格的查找函数又称为引用函数，功能强大，灵活多变。用于搜索数据和格式转换有较好的功用。查找函数VLOOKUP外还是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等，只有灵活掌握这些函数才能让WPS表格真正发挥潜能，让很多人工查询方式转化为函数自动搜索，从而提升效率。